VLIZ is een sterk groeiende onderzoeksinstelling. Evenementen maken een belangrijk deel uit van onze werking. We streven er dan ook naar om elk evenement bijzonder te maken. Hiervoor zoeken we een eventcoördinator. Ben jij organisatorisch ingesteld, creatief, flexibel, communicatief, hands-on, oplossingsgericht en sociaal? Dan ben jij het organisatietalent dat we zoeken!
Ons aanbod
- Wij bieden je een uitdagende job in de dynamische omgeving van de InnovOcean Campus in Oostende.
- Een contract van onbepaalde duur (vast kader) voor onmiddellijke indiensttreding en een salaris volgens diploma/ervaring (barema’s van het Vlaams personeelsstatuut). Relevante ervaring kan in aanmerking worden genomen.
- Bijkomende vergoedingen: vakantiegeld, eindejaartoelage, maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering pensioen, fietsvergoeding, gratis openbaar vervoer woon-werkverkeer en een aantrekkelijke verlofregeling.
- Mogelijkheden tot persoonlijke ontwikkeling (opleiding).
Je taken
Als eventcoördinator ben je verantwoordelijk voor het plannen, organiseren en uitvoeren van diverse evenementen, variërend van zakelijke bijeenkomsten en (wetenschappelijke) conferenties tot sociale evenementen. Je zult nauw samenwerken met collega’s en klanten om hun visie om te zetten in werkelijkheid en te zorgen voor een naadloze uitvoering van de evenementen. Een greep uit jouw takenpakket:
Intern
- Samenwerken met diverse collega’s (o.a. facility manager, afdeling wetenschapscommunicatie, afdeling ondersteunende diensten, andere interne partners van de InnovOcean Campus, manager van het Marien Station Oostende, …);
- Coördineren van collega’s die het event intern mee helpen ondersteunen;
- Op aanvraag versturen van prijsoffertes voor de organisatie van events en congressen in de InnovOcean Campus, het Marien Station Oostende en/of andere locatie;
- Bespreken van de wensen en behoeften van de partners en/of klanten;
- Verzorgen en/of coördineren van benodigde diensten voor een evenement (bijvoorbeeld catering, technische ondersteuning, conferentiefaciliteiten, vervoer, parkeergelegenheid, aankleding en overnachtingsmogelijkheden);
- Bewaken en updaten van het duurzaamheidscharter voor catering;
- Stockbeheer in het kader van events (voorraden catering);
- Benaderen en vastleggen van sprekers, muzikanten en eventuele andere artiesten of speciale gasten;
- Opzetten van een deelnemersregistratie;
- Instrueren en coachen van de uitvoerende medewerkers (cleaning, eventverantwoordelijke, eventteam, …);
- Fungeren als aanspreekpunt voor de crew gedurende het evenement;
- Fungeren als aanspreekpunt en eventcoördinator voor de InnovOcean Campus en het Marien Station Oostende;
- Budgetbeheer voor alle georganiseerde events in overleg met de eventverantwoordelijke;
- Beheer van de evenementenkalender in de planningstool Condeco;
- Praktische organisatie van personeelsfeesten e.a voor alle medewerkers (lid van het activiteitenteam);
- Lid van het Comité van medebeheer van de InnovOcean Campus.
Extern
- Bedenken en uitvoeren van promotie- en marketingactiviteiten t.b.v. evenementen (in samenwerking met onder meer afdeling wetenschapscommunicatie);
- Coördineren van de externe leveranciers tijdens een event;
- Onderhouden van contacten met opdrachtgevers, genodigden, sprekers en andere betrokkenen;
- Prospectie van de markt met het oog op interessante venues, cateringmogelijkheden, logies en andere mogelijkheden;
- Voeren van onderhandelingen over kosten en invulling van specifieke diensten;
- Evalueren van de evenementen en feedback verzamelen van klanten.
Het VLIZ stelt in elke functie de volgende waarden voorop: enthousiaste betrokkenheid, open dienstbaarheid, uitmuntende professionaliteit en integriteit.
Je profiel
- Je beschikt over een bachelor hotel-management-hospitality of gelijkwaardig door ervaring;
- Een eerste ervaring in een soortgelijke functie strekt tot de aanbeveling;
- Je werkt nauwkeurig en bent proactief ingesteld;
- Je kan prioriteiten stellen en je neemt initiatief;
- Stressbestendigheid is één van jouw troeven;
- Je bent enthousiast en stelt je flexibel op;
- Je houdt van werken in een team maar je kan zelfstandig knopen doorhakken;
- Je bent sociaal en communicatief sterk (mondeling en schriftelijk);
- Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels. Meerdere talen zijn mooi meegenomen;
- Je bent bereid om sporadisch ’s avonds of in het weekend te werken;
- Je beschikt over een rijbewijs B.
Herken jij jezelf in bovenstaand profiel? Dan ben jij wellicht dé ideale kandidaat!
Over ons
Het Vlaams Instituut voor de Zee (VLIZ) groeide in 20 jaar tijd uit tot een kennisinstelling die niet meer weg te denken is uit het mariene onderzoekslandschap. Wat begon als een instituut met als voornaamste doel dienstverlening, evolueerde naar een nationaal en internationaal aanspreekpunt voor marien onderzoek. Het VLIZ initieert en verricht multidisciplinair onderzoek en ondersteunt mariene experten door het ter beschikking stellen van onderzoeksinfrastructuur, data, informatie en kennis. Het VLIZ ondersteunt de blauwe economie en reikt de hand naar het brede publiek. Het VLIZ verruimt continu zijn horizonten en streeft ernaar een van de wereldspelers te zijn op het vlak van zee- en kustgebonden onderzoek.
Een stimulerende werkomgeving vormt de basis van ons bloeiend kennisinstituut. Het welzijn van onze medewerkers staat voorop. Het VLIZ is op zoek naar collega’s die met passie en kennis ons groeiende instituut willen versterken en de blauwe uitdagingen van de toekomst willen aangaan.
Bijkomende informatie
Voor alle bijkomende informatie, kan je steeds contact opnemen met An Vanhoorne, afdelingshoofd Centraal Ondersteunende Diensten, per mail aan an.vanhoorne@vliz.be
Overtuigd dat deze job iets voor jou is?
Bezorg dan je sollicitatiebrief en CV ten laatste op woensdag 13 december 2023:
- Per post: Jan Mees, Algemeen directeur, InnovOcean Campus, Jacobsenstraat 1, 8400 Oostende
- Per e-mail: jobs@vliz.be met onderwerp “2023_024_Vacature Eventcoördinator”
Je kan ons telefonisch bereiken op het nummer +32 (0)59 33 60 00.
Het VLIZ draagt gelijke kansen en diversiteit hoog in het vaandel. Je wordt aangeworven op basis van competenties. Kwaliteiten van mensen zijn doorslaggevend, ongeacht geslacht, geloof, huidskleur, leeftijd, seksuele voorkeur of eventueel handicap.
Procedure
Op basis van de ontvangen sollicitatiebrieven en cv’s wordt een selecte groep kandidaten uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek met schriftelijke proef. Je wordt per e-mail geïnformeerd.
De sollicitatiegesprekken vinden plaats in de kantoren van het VLIZ op dinsdag 19 december 2023.