VLIZ werft aan: Financieel Administratieve Medewerker | Vlaams Instituut voor de Zee
 

Vlaams Instituut voor de Zee

Platform voor marien onderzoek

VLIZ werft aan: Financieel Administratieve Medewerker

Het Vlaams Instituut voor de Zee (VLIZ) zoekt voor onmiddellijke indiensttreding een financieel administratieve medewerker (m/v/x, 100% tewerkstelling, contract onbepaalde duur) voor de afdeling Coördinatie.

Situering

Het Vlaams Instituut voor de Zee (VLIZ) ondersteunt het zeewetenschappelijk onderzoek in Vlaanderen. Het VLIZ is een coördinatie- en informatieplatform, een knooppunt voor marien en kustgebonden onderzoek, dat ook fungeert als internationaal aanspreekpunt. Belangrijke activiteiten zijn nationale en internationale netwerking, informatie- en databeheer, wetenschapscommunicatie voor het beleid, het onderwijs en het grote publiek, en logistieke ondersteuning van onderzoek. Zo ook kreeg VLIZ de opdracht van de Vlaamse overheid voor het huisvesten en het ondersteunen van internationale organisaties zoals het UNESCO/IOC Project Office for IODE, het European Marine Board-secretariaat en EMODnet-secretariaat op de InnovOcean site te Oostende en het Joint Programming Initiative on Healthy and Productive Seas and Oceans (JPI Oceans)-secretariaat te Brussel.

Het VLIZ ondertekende in 2017 een nieuw convenant met het Vlaamse Gewest voor de periode 2017‑2021 waarbij het nieuwe mandaten kreeg toegewezen. Een belangrijke bijkomende strategische doelstelling voor het VLIZ is sindsdien het initiëren, ondersteunen, bevorderen en uitvoeren van innovatief en multidisciplinair marien onderzoek, en dit ten dienste van, in samenwerking met of complementair aan de Vlaamse en internationale mariene onderzoeksgroepen. In het kader van zijn onderzoeksactiviteiten initieert het VLIZ uiteenlopende projecten met externe financiering. De voorliggende vacature situeert zich binnen de administratieve ondersteuning van deze projecten.

Het Vlaams Instituut voor de Zee (VLIZ) zoekt voor onmiddellijke indiensttreding een financieel administratieve medewerker (m/v/x, 100% tewerkstelling, contract onbepaalde duur) voor de afdeling Coördinatie.

Het VLIZ stelt in elke functie de volgende waarden voorop: enthousiaste betrokkenheid, open dienstbaarheid, uitmuntende professionaliteit en integriteit.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

Deze medewerker zal onder leiding van de financieel beheerder en in samenwerking met de verantwoordelijke voor projecten, instaan voor:

  • Projectadministratie
    • Administratie en boekhouding van nationale, internationale en Europese projecten (bijvoorbeeld Interreg, Horizon 2020, Belspo, …)
    • Administratie van internationale verplichtingen (UNESCO/IOC Project Office for IODE, het European Marine Board secretariaat, JPI Oceans en het EMODnet secretariaat)
    • Ondersteuning bij voorbereiding projectaanvragen
    • Opmaak van betalingsaanvragen
    • Beheer en opvolging van het financieel luik van projecten
    • Uitwisselen van informatie en overleg plegen met projectleiders
  • Secretariaatswerk
    • Opmaken (inclusief lay-out) en typen van brieven, documenten, nota's
    • Registreren en versturen van briefwisseling zowel intern als extern
    • Ondersteuning huishoudelijke werkzaamheden InnovOcean site
       
  • Data-invoer
    • Bijwerken en actualiseren van documentatie, gegevensbestanden en archief n.a.v. reguliere publicaties en op vraag van medewerkers
    • Invoer financiële data in het boekhoudsysteem
    • Opmaak en het opvolgen van diverse financiële verrichtingen (bestelbonnen, leveringsbonnen en leveringen, verwerking van onkostenformulieren, facturatie en begroting)
       
  • Back-up en ondersteuning
    • voor de collega’s van de afdeling Coördinatie, o.a. baliewerk en onthaal, ondersteuning van evenementen, interne communicatie aan VLIZ-medewerkers en andere bewoners InnovOcean site en externe communicatie met klanten en leveranciers

Profiel

Kennis
  • Bachelor diploma, bij voorkeur in een financiële richting of gelijkwaardig door ervaring
  • Minimaal 3 jaar ervaring vereist
  • Goede kennis van bureautica; kennis van het boekhoudpakket BOB 50 is een pluspunt
  • Ervaring met administratie en financiële opvolging van onderzoeksprojecten is een pluspunt
  • Grondige kennis van Nederlands, goede kennis van Engels
Vaardigheden
  • Organisatorisch aangelegd
  • Sterke administratieve vaardigheden
  • Mondelinge, schriftelijke communicatieve vaardigheden
  • Nauwkeurigheid en zin voor orde
  • Klantvriendelijkheid en dienstbaarheid
  • Discretie m.b.t. vertrouwelijke gegevens
  • Autonoom kunnen werken
  • Teamplayer
  • Bereid tot het volgen van bijkomende opleidingen en studiedagen

Meer informatie?

Voor meer informatie over deze vacature en de taakomschrijving, contacteer:

Ons aanbod

Wij bieden een uitdagende job in de dynamische omgeving van het VLIZ, een contract van onbepaalde duur en een salaris volgens diploma/ervaring (barema’s van het Vlaams personeelsstatuut). Daarnaast zijn er een aantal reglementaire vergoedingen, onder andere vakantiegeld, eindejaar toelage, maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding en gratis openbaar vervoer woon-werkverkeer. Daarnaast is er ook een aantrekkelijke verlofregeling.

Overtuigd van uw mogelijkheden in deze functie?

Bezorg dan uw sollicitatiebrief met uw curriculum vitae ten laatste op vrijdag 23 november 2018:

  • Per post: Jan Mees, Algemeen directeur VLIZ, InnovOcean site, Wandelaarkaai 7, 8400 Oostende
  • Per mail: jobs@vliz.be met onderwerp “Vacature financieel administratieve medewerker”

Telefonisch: u kan ons contacteren op het nummer +32 (0)59 34 21 30

Het VLIZ draagt gelijke kansen en diversiteit hoog in het vaandel. U wordt aangeworven op basis van competenties. Kwaliteiten van mensen zijn doorslaggevend, ongeacht geslacht, geloof, huidskleur, leeftijd, seksuele voorkeur of eventueel handicap.

Op basis van de ontvangen sollicitatiebrieven en cv’s wordt een selecte groep kandidaten uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. U wordt per e-mail geïnformeerd.
De sollicitatiegesprekken gaan door op dinsdag 11 december in de kantoren van het VLIZ.

Vlaams Instituut voor de Zee vzw – Flanders Marine Institute
InnovOcean site – Wandelaarkaai 7
BE – 8400 Oostende

T: +32 (0)59 34 21 30
http://www.vliz.be